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作業手順書:効率的で安全な作業の指南書(1/2)

―2024.03.10 目次 挿入―

 

今回は、「作業手順書」について書きたいと思います。

前回の「教え方」でもかなり重要なアイテムになります。

よろしくお願いします。

 

 

 

1.作業手順書の基本理解

 

 作業手順書とは、
 作業を効率的にかつ安全に進めるための、
 手順を具体的に記述した文書のことです。

 

 これにより、作業者は何を、
 いつ、どのように行うべきかを
 一目で把握できるようになります。

 

 特に複雑な作業や、
 初めて行う作業であればあるほど、
 手順書の有用性は高まります。

 

 1.1. 作業手順書とは何か


  作業手順書とは、
  さまざまな業務における作業手順を
  詳細に記載した指南書です。

 

  これを利用することで作業の流れが明確になるため、
  ミスの防止やスキルの均一化を図ることができます。

 

  たとえば、製造業での機械操作手順や、
  研究開発における実験プロトコル等、
  各分野においてカスタマイズされた
  手順書が存在します。

 

  作業の概要だけでなく、
  必要とされる材料やツール、
  注意点などが含まれており、
  作業に必要な情報が網羅されています。

 

 1.2. 作業手順書の目的と重要性


  作業手順書の主な目的は、
  作業効率の向上と安全性の確保です。

 

  これには、品質の安定化や、作業時間の短縮、
  トレーニングコストの削減などの利点も含まれます。

 

  また、ノウハウの伝承や新人教育においても、
  経験を文書化することで、
  教育の質を向上させることができます。

 

  安全で効率的な作業環境を整える上で、
  作業手順書の重要性は非常に大きいのです。

 

 1.3. 初心者向け:手順書の読み方


  手順書を読む際には、
  まず全体の構造を理解しましょう。

 

  目次や概要を確認して、
  その文書が
  どのような内容を含んでいるのかを把握します。

 

  次に、各ステップの具体的な手順に
  注目して読み進めていきます。

 

  ここでは、具体的な作業方法だけでなく、
  安全に作業を行うためのヒントや
  コツも記載されていることが多いです。

 

  また、用語解説や図解が含まれている場合、
  それらを参照しながら理解を深めることが大切です。

 

  最後に、手順書を実際の作業に沿って確認し、
  しっかりと内容を身につけておくことが重要になります。

 

2. マニュアルの役割と特徴


 マニュアルとは、特定の製品やサービス、
 作業を使用するまたは実行する際に
 必要な情報や手順を示した文書です。

 

 一貫した品質の確保や、
 効率的な業務遂行に不可欠な役割を果たします。

 

 2.1. マニュアルの定義とは


  マニュアルとは、
  ある目的を達成するために必要な情報や
  手順が組み込まれた指導書のことです。

 

  これには、使用方法、操作手順、
  安全上の注意点などが含まれます。

 

  例えば、コンピュータの利用方法や、
  家電製品の操作方法、
  会社の方針に沿った業務の進め方などが
  マニュアルによって明示されています。

 

  マニュアルの存在は、
  未経験者が新たな作業に取り組む際の
  教育資料としても非常に重要です。

 

  効率的な作業の流れを構築するためには、
  わかりやすく、
  詳細に書かれたマニュアルが求められます。

 

  加えて、これによって作業の標準化が行われ、
  品質の均一化を実現することが可能となります。

 

 2.2. マニュアルと作業手順書の違い


  一見似ているマニュアルと作業手順書ですが、
  両者には明確な違いがあります。

 

  マニュアルは、ある製品やシステムを
  安全かつ正確に使用するための
  全般的な情報を提供するものです。

 

  それに対して作業手順書は、
  より具体性が求められる文書であり、
  個々の作業工程の詳細な実行手順や、
  必要な材料、ツール、
  設備に関して具体的な指示を記載しています。

 

  つまり、作業手順書は、
  一つの作業に集中した形で、
  より細かい点まで規定されていると言えます。

 

  例として、ある製造業の作業マニュアルには、
  使用する機械の操作方法が含まれますが、
  作業手順書ではその機械を使用して
  特定の部品を作る具体的な手順が記されます。

 

作業手順書作成イメージ

 

3. 作業手順書作成のポイント


 作業手順書は、
 プロセスの正確な記録として不可欠です。

 

 そのためには、内容が確実に伝わる文言選びと
 構成が重要となります。

 

 作成するにあたり、
 具体的で分かりやすい指示と
 順序立てられたプロセスの記述が求められます。

 

 手順書は複雑な作業をシンプルに落とし込む道具として、
 新たな従業員の研修資料としても役立ちます。

 

 そして、正しい手順での作業を保証し、
 安全と効率の向上を図るための指針となります。

 

 3.1. クリアな作業手順書の要素


  クリアな作業手順書を作成するための要素は、
  簡潔な表現、論理的な構成、
  そして紛らわしさの排除にあります。

 

  まず、簡潔さを保つために、
  不要な情報は省き、
  重要なポイントを明確にします。

 

  用語は一貫性を持たせ、
  専門用語は定義を記し、誤解を避けます。

 

  次に、手順書の構成は論理的である必要があります。
  目的から始まり、必要な材料やツールのリスト、
  そして具体的な作業手順の順に記述します。

 

  手順は番号や箇条書きで区切り、
  視覚的に追いやすいよう工夫します。

 

  また、結果や注意点もおりまぜ、
  作業者が安全にかつ効率良く作業できるよう配慮します。

 

  紛らわしさを排除するためには、
  言葉の選び方や文の構造を明瞭にし、
  視覚補助として図解や写真を
  効果的に使用することも大切です。

 

 3.2. 分かりやすい図解の活用法


  図解は、複雑な作業手順を視覚化し、
  理解を促進する有効な手段です。

 

  そのためには、
  図解自体が単純明快であることが不可欠です。

 

  利用する図表は作業の流れを
  直感的にとらえることができるフローチャートや、
  工具や部品の正確な配置を示す配置図等が理想的です。

 

  また、色分けを行うことで重要ポイントを強調したり、
  異なる工程を区別したりすることができ、
  理解をより深める効果があります。

 

  図解は文書内で適切な位置に挿入し、
  関連する文章との連携を保ちながら、
  変更があった場合には
  迅速にアップデートすることも重要です。

 

  図とテキストが一体となった作業手順書は、
  作業の正確性とスムーズな進行に大きく貢献します。

 

 3.3. チェックリストで確認する項目


  チェックリストを用いて
  作業手順書の全ての項目を確認するのは、
  作業の品質保証に不可欠です。

 

  このリストは、手順書に従い作業を行った際の
  各ステップの正誤を記録するために使用します。

 

  リストには、具体的な作業項目だけでなく、
  安全上の留意点や品質チェックの基準も含めます。

 

  作業者はこのリストに従い、
  一つ一つのステップを慎重に実行し、
  完了したらチェックを入れます。

 

  これにより、作業の忘れや見落としを防ぐことができ、
  一貫性のある品質を維持することが可能になります。

 

  また、定期的な見直しとリストの更新を行うことで、
  常に現状に合った手順書を
  保持することができるようになります。

 

今回はここまでになります。

ありがとうございました。