寄り道しながら歩く

体験(経験)したことを少しずつ書いていきたいと思います。

わからないことを解決する技術: 効果的な質問とコミュニケーションの秘訣(1/3)

2024.04.02 タイトル変更しました。

 

新社会人の方や新生活を始める方を

応援しています。

今回は、第2弾になります。

 

よろしくお願いします。

 

 

1.    仕事が分からない時の初歩的なステップ

 

 どんなに優れたプロフェッショナルでも、
 新しい業務に取り組む際には、
 戸惑うことがあります。

 

 仕事の内容が分からずに不安を感じたら、
 まずは基本に戻って、
 仕事を理解することが重要です。

 

 1.1.    自分の役割と期待を確認する

 

  新しい仕事を
  スタートするうえで大切なのは、
  自分の役割と
  会社やチームから期待されていることを
  確認することです。

 

  仕事の内容を
  上司や担当者に直接確認します。

 

  質問する内容は、具体的な成果物、期限、
  指標、関連するチームメンバーや
  他部門との連携方法などです。

 

  これらの情報を明確にすることで、
  仕事の大枠が見え、進めやすくなります。

 

 1.2.    仕事の流れや背景を学ぶ

 

  次に、仕事の流れや背景について
  学ばなければなりません。

 

  業務プロセスの全体像を掴むためには、
  研修への参加や過去のプロジェクトの資料を
  読み込んだりします。

 

  また、業界の動向や市場の環境など、
  仕事の背景になる知識も必要です。

 

  実際に手を動かしてみることも非常に有効で、
  小さなタスクから始めて
  徐々に大きな仕事に慣れていくのです。

 

 1.3.    経験者に相談してみる

 

  いざ仕事を始めてみても、
  分からないことが出てくるのは
  自然なことです。

 

  そんな時、経験豊富な同僚や先輩に
  相談しましょう。

 

  質問をする際は、
  具体的な内容であること、
  予め自分で考えた答えや
  解決策を提示することが大切です。

 

  相談することで、
  新たな視点を得られることが多く、
  またコミュニケーションを通じて
  良好な職場の人間関係も築くことができます。

 

  経験者からは、公式なプロセスだけでなく、
  実務で培われたノウハウやコツも学ぶことができ、
  仕事の質を向上させる助けとなります。

 

仕事がわからず、悩んでいるイメージ。

 

2.    「わからないことがわからない」状況の打開方法

 

 私たちは時として、
 「わからないことがわからない」
 という壁に直面します。

 

 困惑を感じることも多いでしょうが、
 この状況を乗り越える方法は確実に存在します。

 

 この状態を打破するためには、
 主体的に行動を起こし、
 何が分からないのかを見極め、
 解消する手段を講じる必要があります。

 

 具体策として、
 後述する三つのステップを考えてみましょう。

 

 2.1.    具体的な質問を準備する

 

  どのような場面でも、
  問題解決への道は、
  適切な質問を準備することから始まります。

 

  まずは、わからない項目に関して情報を収集し、
  何がわからないのかを明確にします。

 

  そこから、
  具体的な疑問を洗い出すことが大切です。

 

  例えば、「この計画の目的は何か?」、
  「どのプロセスが理解できていないのか?」
  といった質問が挙げられます。

 

  これらを明確にすることで、
  何を学ぶべきかの指針が定まり、
  効果的に知識を補充することが可能になります。

 

 2.2.    仕事の目的と結果を事前に確認

 

  仕事を進める上で不可欠なのは、
  作業の目的と期待される結果を
  明確にすることです。

 

  目的が不明瞭な作業は、
  方向性を見失いがちになります。

 

  まず、自分の仕事が組織において
  どのような価値を生み出すのかを理解しましょう。

 

  次に、その仕事を通じて得たい結果や
  成果を事前に設定し、
  それに沿ったプロセスを計画します。

 

  こうすることで、
  わからない部分が具体化され、何を調べ、
  理解を深めるべきかの道筋がつかみやすくなります。

 

 2.3.    知識の空白を洗い出す

 

  「わからないことがわからない」と感じるとき、
  それは知識に空白があるサインかもしれません。

 

  自分のスキルや知識を振り返り、
  どの分野で不足感を抱えているかを確認しましょう。

 

  具体的には、過去の経験や学んだことを基に、
  理解できないテーマに対して
  現状の知識を照らし合わせるのです。

 

  欠けている知識が見えたら、
  それを埋めるための学習計画を立て、
  一つ一つのギャップを克服していくことが大切です。

 

  この積み重ねが、
  わからないことを克服するための
  確実なステップとなります。

 

 

仕事がわからない時の『不安』は、

かなり大きいストレスになります。

 

『大きいストレス』に押しつぶされる前に、

これだけは、しないでください。

 

それは、

わかったふりです。

 

これをされると、

教える側は何もできません。

 

わたしも、

何から手を付けたら良いのかわからなくなり、

パニックになることもあります。

 

その時は、

まず、わかることを把握しています。

 

A4の裏紙に、

わかることだけを

乱雑に書いていきます。

    ↓

その後、書いた言葉(文章)を

関係があれば、

線で結んでいきます。

    ↓

新しい裏紙を用意して、

関係のある言葉(文章)ごとに、

グループわけして、

箇条書きにします。

    ↓

次に、グループ内で、

順番が正しいかを確認します。

 

ここまでくると、

何となく形になってきますので、

この紙を見ながら、

質問していきます。

 

この形をとると、

相手が紙をみて、

「ここは違う。」などといった、

アドバイスをくれるようになり、

会話がしやすくなると思います。

 

ただし、こんなやり方もある程度です。

 

最後までお読みいただき、

ありがとうございました。