寄り道しながら歩く

体験(経験)したことを少しずつ書いていきたいと思います。

質問の基本マスター: 効果的な質問技術とコツ(1/2)

2024.04.02 タイトル変更しました。

 

今回の最後に魔法の言葉を。

(2/2)では、

その言葉の使い方などを実際の使用例で

お伝えしたいと思います。

よろしくお願いします。

 

 

1. 質問の基本とは


 質問はコミュニケーションにおける
 基礎的なスキルです。

 

 相手の考えを明らかにし、
 理解を深めるために、
 また、協力を求める際や
 情報を得たい時には不可欠な手段となります。

 

 質問一つで、対話の方向性が
 大きく変わることも少なくないため、
 その質と方法には特に注意を払うべきです。

 

 良い質問が生む対話の質は、
 信頼関係を築く上での礎石となるのです。

 

 1.1.    目的明確な質問の重要性

 

  質問において最も重要なのは、
  その目的を明確にすることです。

 

  何を知りたいのか、
  何を解決したいのかを自己問題してから
  質問をすることが大切でしょう。

 

  目的がはっきりしている質問は、
  回答者にとっても答えやすく、
  結果として有益な情報が得られる
  確率が高まります。

 

  また、多くの場合、
  具体的な質問が
  具体的な回答を引き出すため、
  質問する際には抽象的ではなく、
  具体性を意識することが求められます。

 

  ちょうどいい具体性の質問は、
  対話をスムーズに進め、
  深い理解を促す鍵となるのです。

 

 1.2.    相手に敬意を表する質問のマナー

 

  質問のマナーは、
  相手に対する敬意の表れです。

 

  質問の仕方一つで相手の感情や
  受け取り方は大きく変わりますし、
  印象が良くなることでより真摯な回答が
  得られることもあります。

 

  たとえば、相手の意見や
  感情を否定しないような表現を心がける、
  相手が話しやすいような雰囲気を作る、
  といった配慮が大切でしょう。

 

  そして、質問する際は相手の状況を考え、
  邪魔にならないよう配慮することも
  マナーのひとつです。

 

  ですから、相手を尊重し、
  心地よい対話を目指す姿勢が大切となります。

 

 1.3.    状況に応じた質問のタイミング

 

  質問のタイミングは、
  その効果を大きく左右する要素です。

 

  状況に応じて、
  適切なタイミングで質問することが
  印象を良くするだけでなく、
  スムーズに進行するためにも重要です。

 

  一例を挙げれば、
  会議やミーティングでは
  他の人が話している最中に質問するのではなく、
  話題が一段落した瞬間や、
  質問を受け付ける時間帯を見計らって
  行うことが求められます。

 

  また、対人関係では、
  相手の感情や状況を察知しながら、
  心理的な余裕を持って
  質問することが効果的でしょう。

 

  タイミングを見極めるには、
  観察力や洞察力が不可欠であり、
  相手とのリズムを理解することから始めるべきです。

 

2.    質問の目的別アプローチ

 

 何を質問するかは大切なことですが、
 それ以上に重要なのはその目的を
 はっきりさせることです。

 

 目的に応じた質問の仕方が、
 思い通りの結果を得るための鍵となります。

 

 特にビジネスの場面で、
 正確な情報を素早く集める必要がある場合や、
 複雑な問題を解決する際、
 またフィードバックを得ることは
 成功に直結します。

 

 2.1.    情報収集を目的とする質問

 

  情報を収集するための質問には、
  対象が持つ情報を可能な限り
  幅広く引き出すことが目的となります。

 

  この場合、開かれた質問が非常に有効です。

 

  例えば、「具体的な事例を教えてもらえますか?」
  と相手に詳細を説明させるよう促します。

 

  このような質問は、相手の経験や
  考え方を理解するのに役立ちます。

 

  他にも、相手が前提としていることや、
  見落としがちなポイントを
  明らかにすることも可能です。

 

  さらに、相手の知識や意見を尊重する姿勢が
  信頼関係構築に繋がり、
  より深い情報共有を促すことにもなります。

 

 2.2.    問題解決に導く質問技術

 

  問題解決を目指す場合、
  質問はより狙いを定めたものとなります。

 

  解決策に向けて質問をする際には、
  「その問題はどのようにして発生しましたか?」や
  「過去に同じような問題があった時、
  どのように対処しましたか?」などの
  具体的な質問が効果を発揮します。

 

  これにより、問題の原因や、
  以前の対応の成果についての理解を
  深めることができます。

 

  また、「どのような結果を望んでいますか?」
  と問いかけることで、
  問題解決の目標設定に役立ちます。

 

  さらに、プロセスや手順を見直すきっかけにもなり、
  問題の根本的な解決へと繋げることができるのです。

 

 2.3.    フィードバックを促す質問方法

 

  フィードバックを受けることは
  自己改善に不可欠であり、
  質問を通じて適切なフィードバックを
  得るためには特定の技術が求められます。

 

  相手の意見を尊重し、
  オープンな心で受け入れる姿勢を見せることで、
  誠実なレスポンスを促します。

 

  そうすることで、
  他者からの客観的な視点を取り入れながら
  改善点を明らかにし、
  個人の成長に繋げることができます。

 

水彩画風。質問しているイメージ。

 

3.    わかりやすい質問のコツ

 

 質問は、相手に情報を得るための
 大事な手段です。

 

 しかし、認識のズレがあると、
 成果が半減してしまいます。

 

 3.1.    簡潔さを保つためのポイント

 

  質問を簡潔にするためには、
  余分な情報を削ぎ落とし、
  必要な点だけを明確にする必要があります。

 

  まず、自分が知りたい情報が
  何かをハッキリさせましょう。

 

  無駄を省くためには、
  前置きや蛇足となる説明を避けるべきです。

 

  また、複数の質問を
  一度にしないことも重要です。

 

  話の本質を見失わせる原因となります。

 

  1つひとつの質問に焦点をあて、
  相手が回答しやすいように気をつけます。

 

  そして、伝えたいことが簡潔にまとまるように、
  事前に質問を整理することもおすすめします。

 

  具体的には、5W1H(誰が、何を、いつ、
  どこで、なぜ、どうやって)を使って、
  ポイントを絞ると良いでしょう。

 

  簡潔な質問は、

  相手にも伝わりやすくなります。

 

 3.2.    具体性を高める質問スタイル

 

  具体性を高めることは、
  質問の明確さを増し、
  相手の理解を助けます。

 

  たとえば、あいまいな表現を避け、
  「具体的にはどういうことですか?」
  とたずねることで、
  相手が答えやすくなります。

 

  また、例を挙げて質問することで、
  相手に具体的なイメージを
  持ってもらうことができます。

 

  「営業戦略については、
  どのような成功例がありますか?」
  といったスタイルです。

 

  質問に関しても、
  数字やデータを使って
  明確に伝えることが可能です。

 

  「昨年度の成長率はどれくらいですか?」
  「来月のプロジェクト計画を

  教えてください」といった、
  データに基づく質問は、
  具体性が増し、相手にも答えやすくなります。

 

 3.3.    曖昧さを排除するテクニック

 

  質問における曖昧さは、
  誤解を招く元になります。

 

  そのため、明確な質問を
  心がけなければなりません。

 

  曖昧さをなくす方法は、
  抽象的な用語を避け、
  可能な限り具体的な語句を使うことです。

 

  たとえば、「成功」という言葉は
  相手によって解釈が異なるため、
  「売上が20%上がること」
  といったように具体化します。

 

  さらに、二重質問は避けましょう。
  「コストは削減できるでしょうか、
  それと同時に品質を維持できますか?」
  というのは、2つの質問を1つにしており、
  相手にとって答えにくいものです。

 

  どちらか一方の質問に絞り、
  明確な答えを得られるよう誘導することが大切です。

 

  最終的に、曖昧さを避けることで、
  相手とのコミュニケーションがスムーズになります。

 

4.    相手に伝わる聞き方

 

 コミュニケーションは
 ただ話をするだけではなく、
 聞くこともまた重要です。

 

 相手の言葉に耳を傾けることで、
 より深い理解が生まれ、
 信頼関係も築かれます。

 

 聞き方ひとつで相手の気持ちを受け止め、
 伝えたいことをクリアにできるのです。

 

 4.1.    アクティブリスニングの採用

 

  相手が話している内容を
  積極的に理解しようとする聞き方で、
  言葉以外にも、
  相手の感情や意図をくみ取ることが大切です。

 

  たとえば、相手が語る課題に対して、
  「それは大変ですね」と共感を示しつつ、
  具体的な事例を聞くことで、
  より詳細な情報を引き出すことができます。

 

  ただ頷くだけではなく、
  質問や要約を交えることで、
  相手は自分が理解されていると感じ、
  さらにオープンに話すようになるでしょう。

 

 4.2.    言語以外で行うコミュニケーションの活用

 

  非言語的なコミュニケーション、
  とりわけボディランゲージや
  表情を活用することも、
  相手に伝わる聞き方には欠かせません。

 

  相槌を打つ際に笑顔をうかべたり、
  目を見て頷いたりすることで、
  相手は安心感を持って話を進めやすくなります。

 

  また、姿勢を正して向き合うことや、
  うなずきながら聞くことで、
  相手への関心を示すことができるのです。

 

  自分の体を使って、
  相手に対する気持ちを表現することで、
  効果的なものになります。

 

 4.3.    共感を生む質問の表現

 

  相手との対話で共感を生む質問を行うことは、
  信頼関係を築く上でとても効果的です。

 

  例えば、「その時、どのように感じましたか?」
  と自分の体験を振り返らせるような質問は、
  相手が自分の感情を言語化しやすくなります。

 

  また、「それはあなたにとって
  どういう意味がありましたか?」と、
  個人の価値観に注目することで、
  より深く相手を理解することができるでしょう。

 

  質問を通じて相手の心に寄り添うことで、
  コミュニケーションはより密接なものとなり、
  相互理解が深まります。

 

それでは、発表です!

 

魔法の言葉は、「 確認 」です!!

な~んだと思った方、

ごめんなさい。

 

この「確認」の使い方等は、

(2/2)でお伝えします。

 

最後までお読みいただき、

ありがとうございました。